Detail Metadata Kegiatan Statistik

Informasi Umum

Judul Kegiatan
SURVEY INDEKS KEARSIPAN INTERNAL

Tahun Kegiatan
2024

Cara Pengumpulan Data
Kompilasi Produk Administrasi

Sektor Kegiatan
Pendidikan dan Pelatihan

Jenis Kegiatan Statistik
Statistik Sektoral

Identitas Rekomendasi
K-24.3523.024

Penyelenggara

Instansi Penyelenggara
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN

Alamat Lengkap Instansi Penyelenggara
Jalan HOS Cokroaminoto No. 05 Kabupaten Tuban

Telepon:	0356323002
Faksimile:	0356323002
Email:	dispersiptuban@gmail.com

Penanggung Jawab

Unit Eselon Penanggung Jawab

Eselon 1:	-
Eselon 2:	Suratman, S.H., M.A.P

Penanggung Jawab Teknis

Nama:	Rudy Ermawan, S.Sos
Jabatan:	Kepala Bidang Pembinaan, Informasi, dan Pengembangan Sistem Kearsipan
Alamat:	Jl. Hos Cokroaminoto Nomor 05, Gedongombo, Semanding, Tuban
Telepon:	087816624773
Faksimile:	-
Email:	dispersiptuban@gmail.com

Perencanaan dan Persiapan

Latar Belakang Kegiatan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional dan daerah, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik tingkat pusat maupun tingkat daerah utamanya pencipta Arsip dilingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dalam menyelenggarakan kearsipan harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan maka dipandang perlu untuk dilakukan pengawasan kearsipan. Tanggung jawab pengawasan kearsipan merupakan tanggung jawab Arsip Nasional Republik lndonesia (ANRI) sebagai penyelenggaraan kearsipan nasionat. Sedangkan Tanggung jawab penyelenggaraan Kearsipan di daerah merupakan tanggung jawab Bupati sebagai penyelenggara Kearsipan di Daerah.Audit kearsipan internal adalah Audit Kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan lntemal atas pengelolaan arsip Dinamis dan Sumber Daya Kearsipan pada Unit Pengolah (UP) dan Unit Kearsipan (UK) ditingkungan pencipta arsip Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Hal ini bertujuan agar penyelanggaraan kearsipan di masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan.Tim Pengawas Kearsipan lnternal dibentuk dengan Keputusan Bupati Tuban Nomor 188.451186/KPTS/4M.A1212022 lenlang Tim Pengawas Kearsipan lntemal Pemerintah Kabupaten Tuban secara operasionaldilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban.

Tujuan Kegiatan
Tujuan Kegiatan Indeks Kearsipan Internal pada lingkup OPD dan BUMN di Kabupaten Tuban adalah untuk menciptakan tata kelola arsip yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan, sehingga menjamin kepatuhan penyelenggaraan kearsipan terhadap regulasi kearsipan yang berlaku. Diperlukan adanya audit pengawasan kearsipan internal agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik serta untuk menguji ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis yang dilaksanakan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di lingkungan Organisasi Pemerintah Daerah di Kabupaten Tuban. Manfaat kegiatannya adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, menghemat waktu, meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi kearsipan setiap tahun pada OPD dan BUMN di Kabupaten Tuban.

Rencana Jadwal Kegiatan

Perencanaan Kegiatan

2024-08-01 s.d. 2024-10-11

Desain

2024-08-01 s.d. 2024-08-01

Pengumpulan Data

2024-10-29 s.d. 2024-10-30

Pengolahan Data

2024-10-30 s.d. 2024-11-01

Analisis

2024-11-04 s.d. 2024-11-08

Diseminasi Hasil

2024-12-02 s.d. 2024-12-16

Evaluasi

2024-12-17 s.d. 2024-12-20

Variabel (Karakteristik) yang Dikumpulkan

Nama Variabel	Konsep	Definisi	Referensi Waktu
id_iki - ID Indeks Kearsipan Internal	ID Indeks Kearsipan Internal terdiri dari TAHUN (dilaksanakannya kegiatan) dan nama singkatan dari OPD yang dinilai	ID Indeks Kearsipan Internal terdiri dari TAHUN (dilaksanakannya kegiatan) dan nama singkatan dari OPD yang dinilai	Tahunan
nama_opd - Nama OPD dan Instansi	Perangkat Daerah dan Instansi yang dibentuk oleh masing-masing Daerah berdasarkan pertimbangan karakteristik, potensi, dan kebutuhan Daerah	Perangkat Daerah atau Organisasi Perangkat Daerah (OPD) merupakan organisasi atau lembaga pada Pemerintah Daerah yang bertanggung jawab kepada Kepala Daerah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan di daerah	Tahunan
Up - Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Pengolah	Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan merupakan gabungan dari kategori Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis yaitu melakukan pengujian atau verifikasi terhadap pengelolaan arsip dinamis (Penciptaan Arsip, Penggunaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, Penyusutan Arsip) dan Sumber Daya Kearsipan yaitu melakukan pengujian atau verifikasi terhadap arsiparis dan pengelolaan arsip (SDM Kearsipan, Prasarana dan Sarana Kearsipan) dari Unit Pengolah Arsip yaitu Bidang - Bidang pada suatu OPD	Setiap OPD memilih salah satu bidang sebagai percontohan Kearsipan yang terbaik guna dinilai Sistem Kearsipan Internalnya	Tahunan
Uk - Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan	Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan merupakan gabungan dari kategori Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis yaitu melakukan pengujian atau verifikasi terhadap pengelolaan arsip dinamis (Penciptaan Arsip, Penggunaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, Penyusutan Arsip) dan Sumber Daya Kearsipan yaitu melakukan pengujian atau verifikasi terhadap arsiparis dan pengelolaan arsip (SDM Kearsipan, Prasarana dan Sarana Kearsipan) dari Unit Pengolah Arsip yaitu Sekretariat pada suatu OPD	Uk Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan	Tahunan
nilai_total - Nilai Total Hasil Audit Kearsipan Internal	Jumlah Nilai Dari Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Pengolah dan Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan	Jumlah Nilai Dari Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Pengolah dan Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan	Tahunan
kat_nilai - Kategori Nilai	berdasarkan hasil audit kearsipan internal yang telah dilaksanakan diberikan penilaian atas penyelenggaraan kearsipan pada obyek pengawasan sebagai berikut : 1. Nilai 90 s/d 100 kategori AA (Sangat Memuaskan) 2. Nilai lebih dari 80 s/d 90 kategori A (Memuaskan) 3. Nilai lebih dari 70 s/d 80 kategori BB (Sangat Baik) 4. Nilai lebih dari 60 s/d 70 kategori B (Baik) 5. Nilai lebih dari 50 s/d 60 kategori CC (Cukup) 6. Nilai lebih dari 30 s/d 50 kategori C (Kurang) 7. Nilai lebih dari 0 s/d 30 kategori D (Sangat Kurang)	berdasarkan hasil audit kearsipan internal yang telah dilaksanakan diberikan penilaian atas penyelenggaraan kearsipan pada obyek pengawasan sebagai berikut : 1. Nilai 90 s/d 100 kategori AA (Sangat Memuaskan) 2. Nilai lebih dari 80 s/d 90 kategori A (Memuaskan) 3. Nilai lebih dari 70 s/d 80 kategori BB (Sangat Baik) 4. Nilai lebih dari 60 s/d 70 kategori B (Baik) 5. Nilai lebih dari 50 s/d 60 kategori CC (Cukup) 6. Nilai lebih dari 30 s/d 50 kategori C (Kurang) 7. Nilai lebih dari 0 s/d 30 kategori D (Sangat Kurang)	Tahunan

Desain Kegiatan

Kegiatan ini dilakukan
BERULANG

Frekuensi Penyelenggaraan
TAHUNAN

Tipe Pengumpulan Data
LONGITUDINAL_CROSS_SECTIONAL

Cakupan Wilayah Pengumpulan Data
SEBAGIAN_WILAYAH_INDONESIA

Wilayah Kegiatan

Provinsi	Kabupaten/Kota
JAWA TIMUR	TUBAN

Metode Pengumpulan Data
Pengamatan, Pengumpulan data sekunder

Sarana Pengumpulan Data
CAPI

Unit Pengumpulan Data
Individu

Pengumpulan Data

Apakah Melakukan Uji Coba (Pilot Survey)
Tidak

Metode Pemeriksaan Kualitas Pengumpulan Data
Kunjungan kembali (revisit), Supervisi

Apakah Melakukan Penyesuaian Nonrespon
Tidak

Petugas Pengumpulan Data
Staf instansi penyelenggara

Persyaratan Pendidikan Terendah Petugas Pengumpulan Data
Diploma I/II/III

Jumlah Petugas
Supervisor/penyelia/pengawas: 1
Pengumpul data/enumerator: 6

Apakah Melakukan Pelatihan Petugas
Ya

Pengolahan dan Analisis

Tahapan Pengolahan Data
Editing, Coding, Data Entry, Validasi

Metode Analisis
DESKRIPTIF

Unit Analisis
Individu

Tingkat Penyajian Hasil Analisis
Kabupaten/Kota

Diseminasi Hasil

Produk Kegiatan yang Tersedia untuk Umum
Tercetak (hardcopy): Ya
Digital (softcopy): Ya
Data Mikro: Ya

Rencana Rilis Produk Kegiatan
Tercetak (hardcopy): 2024-12-20;
Digital (softcopy): 2024-12-20;
Data Mikro: 2024-12-20;

Variabel Kegiatan

Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Pengolah
Setiap OPD memilih salah satu bidang sebagai percontohan Kearsipan yang terbaik guna dinilai Sistem Kearsipan Internalnya
ID Indeks Kearsipan Internal
Kode merupakan suatu sistem tutur yang penerapan unsur bahasanya mempunyai ciri khas sesuai dengan latar belakang penutur dengan lawan tutur, dan situasi tutur yang ada
Nama OPD dan Instansi
Perangkat Daerah atau Organisasi Perangkat Daerah (OPD) merupakan organisasi atau lembaga pada Pemerintah Daerah yang bertanggung jawab kepada Kepala Daerah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan di daerah
Kategori Nilai
berdasarkan hasil audit kearsipan internal yang telah dilaksanakan diberikan penilaian atas penyelenggaraan kearsipan pada obyek pengawasan sebagai berikut : 1. Nilai 90 s/d 100 kategori AA (Sangat Memuaskan) 2. Nilai lebih dari 80 s/d 90 kategori A (Memuaskan) 3. Nilai lebih dari 70 s/d 80 kategori....
Nilai Total Hasil Audit Kearsipan Internal
Jumlah Nilai Dari Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Pengolah dan Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan
Nilai Audit Sistem Kearsipan Internal Unit Kearsipan
Unit Pengolah Arsip yaitu Sekretariat pada suatu OPD

Indikator Kegiatan

Jumlah Laporan Hasil Pengawasan Arsip Dinamis Kewenangan Kabupaten/Kota
Menunjukan Jumlah Laporan Hasil Pengawasan Arsip Dinamis Kewenangan Kabupaten/Kota